Deine Ziele erreichen mit der Google Methode – Objectives and Key Results (OKR)

Ziele setzen – Ziele reviewen – Ziele erreichen. Alle Jahre wieder – alle Quartale wieder. Mein letztes Ziel-Review habe ich dazu genutzt, mein Ziel-Management auf eine zeitgemäße und gleichzeitig agile Methode umzustellen. Gelandet bin ich bei Objectives and Key Results (OKR). Diese Ziel-Management Methode wurde vor einiger Zeit bei Google entwickelt und wird dort auch entsprechend erfolgreich angewandt!

Die guten, alten, großen Jahresziele. Nur selten erreicht und schnell veraltet.

Zum Ende des letzten Quartals war wieder einmal das Review meiner definierten Jahresziele fällig. Für die Zielplanung und Überprüfung hatte ich bis dahin einen Prozess verwendet, der sich über die letzten Jahre immer wieder weiterentwickelt hatte. Wenn man es anders ausdrücken will: Mein Verfahren war ein Stückwerk aus unterschiedlichsten Ideen. Nach und nach habe ich Dinge “angeflanscht”, so dass sich der Ablauf über die Zeit total “ver-schlimm-bessert” und sich selbst überholt hat. – Also schlichtweg unbefriedigend!

Und wer sagt denn eigentlich, dass Ziele immer jährlich neu entwickelt bzw. überarbeitet werden müssen. Ziele, die man sich für ein gesamtes Jahr vornimmt, sind nach kurzer Zeit schon hoffnungslos veraltet. Man verliert sie aus den Augen, die wirklichen Ziele haben sich schon längst verändert und am Ende des Jahres, wenn man dann rund um Weihnachten, sich wieder mal seine Ziele ansieht, ist man überrascht, was da alles drin stand. Aber man startet dann wieder von Neuem und setzt sich wieder neue (nicht haltbare) Jahresziele. etc. etc.

Das muss besser und nach Lean- und Agile- Gesichtspunkten vor allem einfacher, effizienter und auch effektiver gehen!

Meine Anforderungen an ein Ziele-System:

  • Ziele in unterschiedlichen (logischen) Systemen und auf unterschiedlichen Ebenen unterstützen.
  • Herunterbrechen von Zielen (top-down) , sowohl thematisch von groß nach klein, als auch zeitlich von langfristig nach kurzfristig möglich.
  • Eine kontinuierliche Planung und Abwicklung unterstützen. (z.B. Planungs Zyklus, Retro & Review Zyklus, PDCA)
  • Keine Jahresziele notwendig, sondern laufende Anpassung möglich.
  • Laufende Weiterentwicklung auf Basis von Lean- und Agile- Prinzipien unterstützen. (z.B. Iterationen & Sprints)
  • Laufende Re-Fokussierung, Verfolgung des Umsetzungs-Status über Kanban möglich.

Auf der Suche nach dem Gral

Ich kann doch nicht der Einzige mit diesen Anforderungen sein!

Bei der Suche nach einer Lösung galt mein Lieblings-Grundsatz, nach bereits bestehenden Lösungen zu suchen und diese auf meine Gegebenheiten anzupassen. Meine Ziele klar und SMART definiert zu haben, war Grundvoraussetzung (siehe dazu Frank Albers, einfach-effektiv.deBenjamin Floer, Christliches Zeitmanagement oder Christian Pirker). Darauf hatte ich bereits einige Zeit verwendet. Aber wie den Überblick bewahren.

Also auf die Suche gemacht. Kann ja nicht so schwierig sein. In meiner Knowledge Base fanden sich einige Ideen:

Evernote

Viel Aufmerksamkeit bekam der Ansatz How Evernote can help you achieve your goals von Michael Hyatt. Eine sehr einfache Variante und für mich leider zu einfach. Ziele für mehrere Systeme und in mehreren Dimensionen sind damit nur sehr unübersichtlich darstellbar. Also, Leider Nein.

Scaled Agile Framework

Mit dem SAFe Framework können komplette Organisationen agil organisiert werden. Es bietet Kanban Regelkreise auf mehreren hierarchischen Ebenen. Der Ansatz ist zwar aufwendig, geht aber in die richtige Richtung. Damit wären alle meine Anforderungen nach Agilität, Kanban, Planungs-Zyklus, Review-Zyklus, mehrere Ebenen, mehrere Dimensionen abwickelbar.  Die komplette Darstellung wäre aber so kompliziert, dass der gesamte positive Effekt damit wieder weg wäre. Also auch, Leider Nein.

Objective and Key Results (OKR) verwendet bei Google

Und dann: Bäähm! OKR was ist das denn?

Objectives and Key Results wurde in den späten 1990er Jahren im Silicon Valley entwickelt und erstmals bei Google flächendeckend eingesetzt. Seither wird OKR in vielen Unternehmen erfolgreich verwendet, um unternehmensweit Ziele zu definieren, auf Unternehmens-, Team- oder Mitarbeiter-Ebene abzustimmen, den Fortschritt im Auge zu behalten und Ziele messbar zu machen.

OKR – Der Prozess im Überblick

Einem Ziel (Objektive) werden messbare Schlüssel-Ergebnisse (Key Results) zugeordnet. In regelmäßigen Abständen (=zeitliche Komponente) werden die Erfolge gemessen und neue OKR definiert. Die OKR Definitionen lassen sich beliebig herunterbrechen und auf Teams oder Mitarbeiter aufteilen. So lässt sich eine Ziel-Hierarchie darstellen.

That’s it. – So kurz und so einfach!

Ich bin ein Tool-Guy. Hier also die Tools.

Google Docs oder Excel

Die Ziele in einer zentralen Tabelle eintragen und das System somit so einfach wie möglich halten. Diese Variante wird z.B. von myMüsli verwendet. Dieser Ansatz war mir für meine Anforderungen dann doch zu einfach und zu unstrukturiert (siehe auch oben Evernote). Eine laufende Steuerung der Tasks über Kanban war mir wichtig. Also, Leider Nein.

perdoo.com

https://www.perdoo.com/

okr perdoo

perdoo bietet eine sehr einfache und intuitive Umsetzung von OKR in einem Tool. Man kann Ziele ganz einfach definieren und an sein Team weiter delegieren. Der Umsetzungsgrad lässt sich einfach darstellen und überwachen. Vom Handling her finde ich perdoo wirklich nett gemacht. Für mich war es dann wieder etwas oversized, da ich ja nicht an ein Team delegiere. Es gibt auch keine kostenlose Version. Also, Leider Nein.

weekdone.com

https://weekdone.com/

weekdone okr

Ein weiteres Tool ist weekdone. Die Lösung ist eher Listen-orientiert. Wer das mag, der ist hier sehr gut aufgehoben. Hat alles drin und bietet auch ein paar Hintergründe im hauseigenen weekdone-Blog. Das Tool gibt es zwar als kostenlose Variante, jedoch gefällt mir persönlich die Umsetzung, die eher an einen Taskmanager erinnert, nicht so gut! Also auch, Leider Nein.

Task-Management Tools (Todoist, Wunderlist, etc.)

Ähnliches wie für die Excel Varianten gilt auch für die Lösung in irgendeiner Taskmanagement App. Hier lassen sich überall Listen, Gruppen oder Projekte darstellen. Die Strukturierung von Zielen und Schlüssel-Ergebnissen lässt sich nur über Umwege erreichen. Eine Statusverfolgung nach Kanban fehlt natürlich auch. Also auch, Leider Nein.

Kanban Tools (Trello, Microsoft Planner, leankit, etc.)

https://trello.com/

okr trello

Eine Variante der Task-Management Lösungen sind an Kanban angelehnte Ansätze, wie z.B. Trello. Die Verlinkung von unterschiedlichen Ebenen (Parent-Child) ist hier schwierig. Es gibt zwar Tools, die diese Funktion anbieten (siehe leankit.com), jedoch sind auch diese wieder kostenpflichtig. Alternativ könnte man eine Struktur aus unterschiedlichen Boards und Cards bauen. Das ist dann aber nicht mehr praktikabel. Leider Nein.

Meine Lösung: MindMeister & MeisterTask

mindmeister mindmapping logo         meistertask kanban logo

MindMaps sind eine sehr populäre Möglichkeit, um komplexe Sachverhalte strukturiert darstellen und bearbeiten zu können. Für meine Ziel-Darstellung scheint das eine relevante Möglichkeit zu sein. Seit einiger Zeit bereits verwende ich MindMeister. Also habe ich dort einmal die Grundstruktur meiner Zeile erfasst. Klappt gut, bietet genügend Übersicht und ist sehr flexibel. Zusätzlich gibt es ein “Schwester-Tool – MeisterTask. Dies erweitert die Funktionalität um eine Kanban orientierte Darstellung. Das ist nun die perfekte Kombination aus kreativer Strukturierung und fokussierter agiler Abwicklung.

Ziele strukturieren und herunterbrechen in einer MindMap (MindMeister)

MindMeister OKR

Einige meiner Anforderungen drehen sich um Struktur und Herunterbrechen. Ich möchte Ziele in unterschiedlichen Systemen und in unterschiedlicher Granularität darstellen können. In einer MindMap lässt sich dies sehr einfach und übersichtlich durchführen. Sie stellt Zusammenhänge klar dar und ist flexibel anpassbar. Die primäre Struktur ist 3-stufig:

  1. System – Bereich für den ich Ziele definieren möchte (Familie, Business 1, Business 2, Kunde 1, Freizeit, etc.)
  2. Objective – konkretes Ziel, das ich erreichen will (möglichst genau beschrieben und SMART definiert
  3. KeyResult – konkret messbares Ergebnis bzw. Aktivität mit einem Ergebnis

KeyResults werden periodisch fixiert, können aber auch vorab gesammelt werden. Zur Fokussierung arbeite ich aber immer nur an wenigen ausgewählten Themen. Erst wenn ein Ergebnis erreicht ist, starte ich mit dem nächsten. Diese “aktiven” Tasks wickle ich über MeisterTask ab.

Einzelne Aufgaben mit Kanban nachverfolgen (MeisterTask)

MeisterTask OKR

Ein Vorteil von Kanban liegt in der Fokussierung auf einige wenige Themen. Dies wird auch mit “reduce work in progress” beschrieben. Durch diese Fokussierung bringt man Themen schneller zu Ende, “liefert” früher und erzielt damit früher den erwarteten Effekt. Tasks werden hierbei über eine einfache Statusreihe organisiert:

  1. Offen (new) – Eingangskorb für neue, noch unbearbeitete Themen
  2. In Bearbeitung (wip) – aktuell gerade in Arbeit. Die Anzahl hier ist limitiert, z.B. auf WorkInProgress=2, als max. 2 aktive Tasks
  3. Erledigt (done) – kurzer Zwischenspeicher für erledigte Themen, bevor diese archiviert werden

Organisatorisches im täglichen Leben

Mit den beiden Tools oben habe ich nun die Basis für mein neues Ziel-Management gelegt. Was noch fehlt sind ein paar Anker/Trigger im täglichen Leben, um die Dinger auch nicht zu vergessen.

  • Laufende Bearbeitung – Mit den Tasks arbeite ich laufend, dh. die konkreten aktuellen Maßnahmen habe ich immer im Blick und bleibe so an meinen Zielen dran.
  • Quartals-Review/Planungs-Zyklus – Am Ende jedes Quartals habe ich mir eine Erinnerung für das Quartals-Review in den Kalender gesetzt. Hier mache ich zuerst ein Review (Retrospective) des letzten Quartals und danach eine Planung /einen Ausblick auf das nächste Quartal, wo ich den Fokus und die Themen für die Zukunft setze bzw. nachjustiere.

Fazit / Ergebnis:

Mit den oben beschriebenen Schritten habe ich nun ein sich laufend aktualisierendes Ziel-Management-System etabliert. Tools und Verfahren sind eingerichtet. Eine laufende Überprüfung und Aktualisierung ist aktiv. Ich kann Ziele für unterschiedliche System definieren und diese je nach Thema und Zeitraum herunterbrechen und fokussiert abarbeiten. Kein Ballast mehr und alles trotzdem sehr einfach!

Probiere es für dich aus! Mach’ den ersten Schritt!

Dir gefällt was du gerade gelesen hast? Trage deine Email Adresse ein und erhalte mehr Informationen:

About The Author

Martin
Langjähriger IT Manager, Berater und Gründer von step2 und 18TheLastTee. Seine Beratungs-Schwerpunkte sind Veränderungs-Management bzw. Team- und Organisations-Entwicklung. Viel Zeit widmet er dem "Organisiert-Sein" - Be Flexible and Stay organized!

10 Comments

  • Christian on 1. May 2016

    Aus meiner Sicht ist das ein ganz wichtiges Thema, wobei in vielen Fällen bereits der Versuch der Bestimmung von echten Objectives eine echte Herausforderung darstellt und viele Aha-Erlebnisse liefert! Im Projektmanagement ist das dann besonders spannend: http://www.christianpirker.com/wie-smart-ist-das-projekt/

    • Martin on 2. May 2016

      Danke Christian.

      • Christian on 3. May 2016

        Bitte Martin und sehr gerne!

  • Martin on 1. May 2016

    Hallo Christian,
    danke für deinen Kommentar.

    Das Bestimmen von sinnvollen(!) Zielen ist wirkliche die Grundvoraussetzung beim Ziel-Management. Das SMART-Verfahren hat sich hier wirklich relativ breit etabliert. Und trotzdem bedarf es noch einiger Mühe wirklich gut spezifizierte Ziele zu haben. Denn eine sinnvolle Definition kann gegenüber einer nicht ganz so glücklichen, bei gleichem Inhalt, bereits über die spätere Erreichung entscheiden.

    LG Martin

    PS: Danke für den Link. Ich habe diesen nun auch direkt im Beitrag verlinkt!

    • Christian on 3. May 2016

      Danke für Deinen wichtigen Beitrag und Danke für das Verlinken! Wie Du bestätigst, das Finden von wirklich gut spezifizierten Zielen ist bereits eine Herausforderung.

  • Benjamin Floer on 2. May 2016

    Hallo Martin,

    vielen Dank für die Erwähnung in deinem tollen Post. Ich teile ihn gerne in meinen Netzwerken.

    viele Grüße Benjamin

    • Martin on 2. May 2016

      Danke Benjamin, für deine Reaktion und das Teilen.

      Ich bin seit einiger Zeit schon Leser/Hörer deiner Beiträge und finde immer wieder interessante Themen. Das Thema Selbst-Management gehört ganz elementar zum [organisiert-sein]. Viel Erfolg weiterhin mit deinen Aktivitäten.

      LG Martin

  • Marco Alberti on 9. May 2016

    Hallo Martin. Interessanter Beitrag. Wir führen das Thema OKRs bei zahlreichen Kunden ein, die dann auch Google Docs oder Intranet Lösungen wie Confluence verwenden. Wir sehen das gar nicht so kritisch mit dem Tooling, da hier vor allem erzielte Ergebnisse und nicht Aufgaben und deren Fortschritte dokumentiert und verwaltet werden sollen. Daher kann man diese Ebenen durchaus getrennt voneinander betrachten. Ein paar Ideen zum Tooling haben wir unter http://murakamy.com/blog/2015/7/23/welche-tools-eignen-sich-zur-verwaltung-von-objectives-and-key-results-okr zusammen gestellt.

    Was für die Verwaltung von persönlichen Aufgaben in Verbindung mit persönlichen OKRs durchaus nicht schlecht funktioniert ist Wunderlist. Wenn Du die Liste nach dem “O” benennst und die KRs zum Beispiel mit einem #KR versiehst kannst Du einzelne Tasks den jeweiligen Os in den Listen zuordnen und unter die KRs sortieren. Das ist recht praktikabel und übersichtlich. Wenn Du eine Aufgabe aus dem Eingang nicht einer der O-Listen zuordnen kannst, solltest Du Dir die Frage stellen, ob die Aufgabe wirklich bearbeitet werden sollte.

    Neben dem Video mit Hubertus haben wir unter https://www.youtube.com/watch?v=y-aIyqMZfnE eine kurze Videoeinführung zum Thema OKRs. Ist in deutsch und etwas komprimierter als die Google Variante; vielleicht noch eine Interessante Ergänzung in Deinem Beitrag?

    Beste Grüße, Marco

    • Martin on 9. May 2016

      Hallo Marco,

      danke für deine erweiternden Hinweise.

      Genau. Ich bin voll bei dir, dass es primär um die Ziele und die Ergebnisse geht, also den eigentlichen Inhalt und weniger um das Wie! Überhaupt finde OKR noch viel zu unterschätzt und ungenutzt in unserem DACH Bereich. Hier sehe ich noch viel Potential, Unternehmen von ganz klein bis ganz groß weiterzuhelfen.

      Bzgl. “Tooling” (dieses Wort find’ ich super – Darf ich das für meinen Wortschatz übernehmen? :-> ) ist mir persönlich die Umsetzung in diversen Tools über Tagging (o.ä.) zuwenig gewesen. Aber wie gesagt, das ist meine persönliche Meinung/Anforderung. Ich habe alles von Evernote, Wunderlist, Todoist, Excel, GoogleDocs irgendwie im Einsatz und probiert. Natürlich bekommt man über Tagging einiges hin. Wenn es dann aber um klare Abhängigkeiten von KeyResults zu Objectives geht, sind das alles nur “workarounds”.

      Für mich klappt das ganz gut:
      > MindMeister regt die kreative Gehirnhälfte an und hilft bei der Strukturierung.
      > MeisterTask hilft beim “Dranbleiben” und Fokussieren. Aber – wie erwähnt – viele Wege führen ans Ziel.

      Aus meiner Erfahrung erscheint mir das Thema “Dranbleiben” die größte Herausforderung generell im Umgang mit Zielen und deren Erreichung zu sein. dh. wie bleibt man am Thema, behält Ziele im Fokus und richtet seine laufenden Tätigkeiten direkt an den Ziele aus! Dazu finde ich die agilen Regelkreise fürs (laufende) Review und die Aktualisierung der Ziele als das(!) Kernelement wichtig.

      Eure Erfahrungen/Best Practices bezüglich dem laufenden Management würden mich und die Community sicherlich interessieren!

      Liebe Grüße
      Martin

      PS: Deine/Eure Video-Einführung ist ja mittlerweile ein Standard-Werk im deutschsprachigen Raum. (congrats)

  • Martin on 26. November 2017

    Anbei ein paar Unterlagen zum OKR Forum veranstaltet von Wonderwerk mit Vorträgen von Runtastic und Shpock
    http://www.wonderwerk.at/de/okr-forum/?ct=t(Wonderwerk_News_05_175_24_2017)&mc_cid=282fa2845c&mc_eid=8905fed928

Kommentare