In 30 Minuten dein Team in die richtige Richtung drehen

Die Basis für diesen Post war die Anforderung, mit einem kleinen Team ein kurzes Status Update zu laufenden Projekten zu machen. Ein Online-Meeting mit ca. 30 Minuten war geplant. Beteiligt waren zwei Mitarbeiter, die für die Projekte lose verantwortlich waren.

Interessant an der Situation war, wie viele unterschiedliche Management- und Führungs-Aspekte in diese kurze Session eingeflossen sind. Für die beteiligten Team-Mitglieder lagen diese Punkte weder großartig auf dem Präsentierteller, noch wurden sie explizit erwähnt. Aber dennoch waren sie im Hintergrund da.

Im Kontakt mit einem Team ist es immer wichtig, sich die Gesamtsituation bzw. den Gesamtkontext bewusst zu machen. Also rein in diese spezielle 30 Minuten Status-Session:

Der Projekt Status

Alles begann natürlich mit dem Kern – den Projekten.

Eure Projekte also! – “Ja, klar, hier.” Wer ist für die Projekte verantwortlich? – “Ähm, die Daten stimmen nicht mehr.” Wie ist der Status? – “Alles super.” (Ja sicherlich :->) Aber im Detail jetzt: Wo und wie ist dieser Status ersichtlich? – “…%&§”

Die Basis war aber zumindest schon mal da. Alle Projekte waren bekannt und in einer zentralen Projektliste zusammengefasst. Aktueller Status – Fehlanzeige. Letzte Aktivitäten – keine Ahnung. Ziel des Projekts und nächste Schritte – nicht definiert.

Achte darauf:

  • Transparenz über alle (laufenden) Projekt haben (eine Projekt-Liste hilft schon mal)
  • Ein ZARTes Projekt definieren! (einfache Regel “ZART” = Ziele – Aufgaben – Ressourcen – Timing)
  • Klare Verantwortlichkeiten definieren (den Projektleiter namentlich fixieren, das Team kennen)
  • Ziele klar dokumentieren (Ziele ausformulieren. Je einfacher messbar, desto besser.)
  • Aktuellen Status zumindest grob dokumentieren (laufender Status, nächste Schritte, etc.)

Dies sind nur die einfachsten Basics. Projekt-Management “auf professionell” umfasst dann doch noch etwas mehr. (und Achtung: “Agil” heißt nicht, dass es keine Definitionen und Unterlagen gibt und jeder macht was er will!)

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In der Liste liegt der Erfolg (List-Handling)

Unternehmen und Teams arbeiten nicht nur an einem einzigen Projekt, an einem Thema, an einem Auftrag etc. Alle “Objekte” in einer Liste zu verwalten, hilft den Überblick zu behalten. Eine Liste aller Projekte, aller Produkt-Neuentwicklungen, aller Aufgaben, aller Anfragen etc. So schlüpft dir nichts durch und du hast immer alle Objekte im Blick.

Achte darauf:

  • Organisiere alle Objekte (Projekte, Aufgaben, Aufträge, etc.) in spezifischen Listen
  • Diese Liste ist dein zentrales Arbeitsmittel
  • Halte diese Liste immer möglichst aktuell

Ein neues Produkt entsteht (Innovations-Management)

Das Innovations-Management lebt in erster Linie von der Generierung von Ideen. Der darauf folgende Prozess, der diese Ideen dann bewertet und die besten zur Umsetzung bringt, ist aber zumindest genauso wichtig – wenn nicht sogar wichtiger. Denn wenn diese Ideen und Neuentwicklungen nicht bis zum Kunden gelangen und dort für Benefit/Ergebnisse sorgen, war alles umsonst. Am Weg zum neuen Produkt kann man viele Fehler machen.

Dieser Prozess und die spezifischen Herausforderungen stellen sich je Unternehmensgröße (vgl. Innovators Dilemma oder Lean Startup Approach) und Branche auch nochmals unterschiedlich dar, auch wenn der Basisansatz vergleichbar ist.

Achte darauf:

  • Mach deinen Ideen-Trichter weit auf. Ermögliche viele Ideen (je mehr, desto besser)
  • Jede Idee und jedes Innovations-Projekt muss immer eindeutig im Status bekannt sein
  • Nutze visuelles Management und stelle die Aktivitäten z.B. in einem Innovations-Board/-Trichter grafisch dar
  • Stelle das Erreichen des erwarteten Kundennutzen sicher
  • Sei schnell und liefere schnell (z.B. Minimum Viable Product)

Ist nicht alles eine Anfrage? (Ticket Handling)

In jeder Form, wo Anfragen an eine zentrale Stelle abgewickelt werden sollen, lässt sich eine wunderbare Parallele zum in der IT sehr bekannten “Anfrage-Prozess” ziehen. Entgegennahme von neuen Anfragen, erstes Feedback, Bearbeiten, Hinzuziehen von Spezialisten, Zwischeninformation an den Anfragenden, Lösungsvorschlag, Abschluss, Dokumentation, etc. Dieser Prozess ist in IT Unternehmen und Organisationen bis zum Exzess durchdefiniert worden und kann als Anleihe für Anwendungen in jedem anderen Geschäftsbereich verwendet werden.

Achte darauf:

  • Eingehende Anfragen über eine Liste abwickeln. Nicht im EMail-Eingang liegen lassen
  • Jede Anfrage bedeutet eine neue Kunden-Lieferanten-Beziehung
  • Vorab mit allen Beteiligten die jeweiligen Erwartungen abklären
  • Den Anfrager immer über den Status seiner Anfrage am Laufenden halten

Einfache Prozesse bringen’s (Geschäfts-Prozess-Management – GPM)

Bei der Abwicklung von Projekten geht es oftmals um ganz normale Geschäftsprozesse, wie z.B. um Auftragsabwicklung, Fertigung, Reklamationsabwicklung. Speziell kleine Organisationen sollten einfache, schmale Prozesse etabliert haben. Unnötige Komplexität erhöht das Fehlerrisiko und verhindert eine schnelle Abwicklung. Dein Team wird es dir danken.

Achte darauf:

  • Etabliere einfache und klare Prozesse und Regelungen!
  • Vermeide viele Ausnahmen, Spezialfälle und Sonderabläufe! Einfach schlägt kompliziert.
  • “Tricksereien” sind verboten. Eine saubere Abwicklung ist langfristig erfolgreicher!
  • Definiere Prozesse in Form von Regeln oder Regelsammlungen – keine riesigen, detaillierten Prozess-Ablauf-Diagramme oder Richtlinien

Alle Aufgaben an einem Ort (Die Inbox – frei nach “Getting Things Done” – GTD)

In jeder Besprechung ergeben sich Aufgaben, die später nach- bzw. abgearbeitet werden müssen. Um den Diskussions- und Arbeitsfluss im Meeting nicht zu unterbrechen, kann man eine sogenannte “Inbox” als Aufgabensammler verwenden. Einfach die Aufgaben in dieser Inbox parken und später nacharbeiten.

Achte darauf:

  • Neue Themen oder Aufgaben in die Inbox
  • Damit werden die Themen nicht vergessen
  • Etabliere die laufende Abarbeitung der Inbox
    Damit ist sichergestellt, dass die Themen später weiterverarbeitet werden.

Ich kann es nicht oft genug sagen: Aufschreiben!

Die Schriftlichkeit in Besprechungen ist essentiell. Dies stellt einerseits sicher, dass die Updates auch für Folgetermine verwendbar sind und dass auch andere Mitarbeiter auf die Informationen zugreifen können. Dies gilt insbesondere für kurze Updates und Infos zu Aufgaben und Aktivitäten.

Achte darauf:

  • Mitschriften müssen nicht perfekt aussehen. Relevant ist der Inhalt, nicht die Form.
  • Etabliere kurze Status Updates zu Aufgaben (als kurzer Kommentar, als eine Art “Tweet”)
  • Die Historie der Kommentare soll ersichtlich sein, um den zeitlichen Ablauf nachvollziehen zu können.

Du bist nicht allein! Dein Team und dein Boss wollen informiert sein. (Kommunikation)

Sorge dafür, dass alle notwendigen Informationen im Unternehmen zirkulieren können. Lieber etwas mehr als zu wenig. Wenn du die Tipps vorher berücksichtigt hast, dann hast du die Basis für die umfassende Information deiner gesamten Organisation schon fast automatisch geschaffen.

Achte darauf:

  • Sei konsistent und nachhaltig in deiner Informations-Verteilung. Ein einmaliger Newsletter hilft dir nicht weiter. Du musst es schaffen, laufend und längerfristig aktuelle Informationen zur Verfügung zu stellen.
  • Durch das Implementieren von “Pull” Mechanismen kann sich jeder im Team die für ihn relevanten Informationen selbst abholen. Dafür gibt es entsprechende Kollaborations-Plattformen, wo du z.B. Updates posten kannst.
  • Jeder soll sich selbst informieren können.

Management – ein geflügeltes Wort (für Plan-Do-Check-Act – PDCA)

Etwas zu “managen” kann vieles bedeutet. Management hat viele unterschiedliche Definitionen, die jeweils unterschiedliche Richtungen der Interpretation zu lassen. Die sinnvollste Definition für die Abarbeitung von Projekten und Aufgaben ist der Plan-Do-Check-Act (PDCA) Zyklus nach W.E.Deming. Jede Art von Management folgt diesen 4 Buchstaben. Beginne mit der Planung deiner Aktivitäten (Plan), führe die geplanten Aktivitäten aus und arbeite an deinem Thema (Do), überprüfe mittels Kennzahlen das Erreichen deines Ziels (Check) und – der wichtigste Schritte – lerne aus den gemachten Erfahrungen und verbessere dein Vorgehen fürs nächste Mal (Act).

Achte darauf:

  • Wenn du etwas “managen” sollst, ist das gleichbedeutend mit PDCAVerinnerliche PDCA und baue es in deine tägliche Arbeit ein. Mache PDCA zu einem deiner Kernprinzipen.
  • Starte mit der Planung – immer!
  • Ende mit Lernen und Verbessern – immer!

Das wichtigste zum Schluss:

Niemals den Fokus verlieren! (Kanban)

Leidest du auch unter zu vielen gleichzeitig zu bearbeitenden Aufgaben. Bist du auch ein Multitasking Junky? Wie geht es dir damit? Das gleichzeitige Bearbeiten von vielen, vielen Aufgaben lässt dich nichts mehr zu Ende bringen. Du drehst dich im Kreis, lieferst nicht mehr oder zumindest zu spät und erreichst deine Ziele nicht!

Achte darauf:

  • Bearbeite nur wenige Aufgaben gleichzeitig
  • Starte eine neue Aufgabe erst, wenn eine bestehende abgeschlossen ist.
  • Lass dich nicht hetzen!
  • Stop Starting, Start Finishing!

Fazit

Das “Learning” für deine Management Praxis: Sei dir als Manager immer deiner Ziele bewusst!

Nutze jeden Kontakt und jede Möglichkeit dein Umfeld positiv und umfassend zu gestalten. In jeder Situation kannst du mehr bewegen, als du dir vielleicht vorab vorstellen kannst. Habe immer ein klares Bild von dem, was du mit deinem Team erreichen willst, vor Augen.

Dazu ist es nicht unbedingt notwendig für jede Situation spezielle, separate Ziele zu haben. Wichtig ist der Gesamtblick: Wohin soll sich dein Team entwickeln! Was soll dein Team erreichen!

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About The Author

Martin
Langjähriger IT Manager, Berater und Gründer von step2 und 18TheLastTee. Seine Beratungs-Schwerpunkte sind Veränderungs-Management bzw. Team- und Organisations-Entwicklung. Viel Zeit widmet er dem "Organisiert-Sein" - Be Flexible and Stay organized!

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