Meine Gedanken zum “Organisiert Sein”. Wie ich durch bewusstes SelbstManagement mein Leben und meinen Job in den Griff bekommen habe. Welche Tools und Methoden mir geholfen haben und wie meine Erfahrungen jedem weiterhelfen können.

Heute bin ich – aus meiner Sicht – halbwegs erfolgreicher IT Manager, mache Beratung zu Management und IT Themen, betreibe einen OnlineShop für Golfmode, habe eine Methode zum optimierten Task Management entwickelt und blogge darüber in diversen Kanälen. Privat bin ich Obmann des Elternvereins an der Schule meiner Kinder usw.

Letztens habe ich auch noch – aber nur für kurze Zeit – den Haushalt übernommen.
(@Meine Liebste: Das mache ich aber nicht wirklich lange :->)

Daneben bleibt auch noch einiges an Zeit für meine Hobbies wie Snowboarden und Langlaufen im Winter bzw. Golfen, Mountainbiken und Laufen im Sommer. Und alles was noch bleibt – auch nicht wenig – geht an meine Mädels, ob groß oder klein.

dh. aus meiner Sicht:

Das sind durchaus viele Aufgaben, die miteinander oft nichts zu tun haben und trotzdem lassen sich alle eigentlich ganz gut unter einen Hut bringen!

Das sage ich heute! Vor einigen Jahre hätte das noch komplett anders ausgesehen.

Wie alles begann – Ich, der SelbstManagement Anfänger

Irgendwann in den 2000er Jahren – so rund um 2005 – habe ich berufsbegleitend ein MBA Studium absolviert. Gleichzeitig war ich in einem großen, weltweiten IT Projekt als Teilprojektleiter engagiert. Heute kann ich mich nur mehr erinnern, dass ich damals oft an meine (Belastungs-) Grenzen gekommen bin. Viele Nachtstunden, Stress von allen Seiten, alles auf den letzten Drücker und … man vergisst halt so einiges. Die Verlässlichkeit lies zu wünschen übrig.

Der Wendepunkt

Ziemlich genau 2007 – das Studium ging dem Ende zu – nahm ich zufällig an einem Seminar zum Thema “Effektivität, Zeit- und SelbstManagement” teil. Wieder so ein “Warmduscher-Kuschel-Seminar” dachte ich. Allein dieses Seminar war so fesselnd und spannend, weil es mir Antworten und Denkanstösse zu genau meinen Problembereichen lieferte. Der ganz Stress musste also nicht sein.

Ich weiß zwar nicht, ob es das Seminar noch wirklich gibt – scheinbar aber doch: e:ffectivity von Martin Weiss. So blöd das auch klingt: Es hat mir die Initialzündung zu dem Leben, wie ich es heute habe, gegeben. (Eigentlich müsste ich dem Veranstalter dafür einmal danken)

Die Erfolgsformel in bezug auf Zeit- und Aufgaben-Management

Der Kern des Erfolgs basierte auf einer frühen Version von David Allen’s “Getting Things Done (GTD)” Methode. Ein wirklich banal einfacher Prozess zur Abwicklung aller deiner Aufgaben. Diese Ansätze haben mich zum Nachdenken und Recherchieren veranlasst.

Mit dem Seminar als Auslöser habe ich mich intensiv in die Thematik eingearbeitet. Ich wollte endlich alle meine Aufgaben organisiert haben, nichts mehr vergessen und ohne Stress und schlechtem Gewissen, etwas nicht gemacht zu haben, durchs Leben gehen.

Schreib es dir auf!

Ein ehemaliger Kollegen, der immer wieder einen Witz oder guten Ratschlag auf Lager hatte, gab mal folgendes von sich:

“Der kleine Franzi sitzt in der Schule und hat mal wieder die Mathe-Hausaufgabe vergessen. Der Lehrer – natürlich eine Respektsperson, die immer alles weiß und alles hat, sagt zu ihm: Wenn du so deppert bist und dir nichts merkst, dann schreib es dir auf. Ich mach’ das ja auch!”

Und die Moral von der Geschicht’: Schreib dir alles, alles (und nochmals: alles) irgendwo auf.

Ein Kernelement von GTD ist es , alles (hier nochmals: also wirklich alles) was zu erledigen, zu merken oder zu berücksichtigen ist, aufzuschreiben. Alles und jedes einfach im Kopf zu haben und sich damit merken zu müssen, überfordert unser Gehirn in Zeiten des Informationsüberfluss. Die Merkpunkte werden von der Überflut einfach aus dem Gehirn gedrückt oder überlagert, mit dem Effekt, dass man Punkte vergisst, zu spät kommt usw. Bei wirklich wichtigen Punkten kann es sogar zu Schlafstörungen kommen, weil man diese ja nicht vergessen will und deshalb auch im Schlaf noch von diesen Themen eingeholt wird.

Kommt euch das bekannt vor?

So war es bei mir auch und GTD hat mir damals geholfen und mir ein System geliefert, auf das ich mich zu 100% verlassen und vertrauen konnte. Alles war, wurde und wird aufgeschrieben und zwar an einem ganz bestimmten Ort – der Inbox. Und GTD liefert auch die Prozesse, um die Punkte abzuarbeiten und zu erledigen.

Über viele Jahre hat es funktioniert!

Seit 2007 bin ich nun also dabei. Ich habe mein komplettes Leben auf diese Methode umgestellt und ich bin begeistert.

GTD hat mir zur richtigen Zeit geholfen. Mittlerweile habe ich auf dieser Basis meinen eigenen, verbesserten Ansatz entwickelt und weiter optimiert. Meine funktionierenden Tipps und Tricks zum “Organisiert-Sein” stelle ich dir hier in diesem Blog zur Verfügung – für dich selbst, für dein Team oder auch für dein gesamtes Unternehmen!

Ich bin noch immer begeistert. Die Basis allen ist GTD. Um die gesamte Methode aber drauf zu haben, muss man normalerweise schon einiges an Zeit investieren, also in Summe: Einfach ist das nicht.

Aus diesem Grund habe ich alle meine Erfahrungen insbesondere rund ums SelbstManagement in ein einfaches “Kochrezept” gegossen, das durch jeden umsetzbar ist.  Vom Einzelunternehmer bis zum Top-Manager, egal ob du in einem Startup oder in einem etablierten Unternehmen arbeitest, egal ob du es für deine beruflichen Aufgaben oder für deine privaten Ziele verwendest, die Hausfrau und Mutter, für den Nebenberuf, etc. – für alle, die mit Aufgaben zu tun haben.

… mehr dazu an anderer Stelle.

Und Gott sprach: “Laufend sollst du besser werden …”

Über die Jahre habe ich mein Vorgehen laufend verbessert, neue Ideen einfliessen lassen, best practices von anderen gecheckt und mit aufgenommen. Diese laufende Weiterentwicklung ist mittlerweile eines meiner Kern-Prinzipien geworden.

Egal was du tust, versuche es immer und laufende besser zu machen und zu verbessern.

Und um es im SelbstManagement auf die Spitze zu treiben: Verbessere auch das Besser-Werden. Mehr dazu z.B. in meinem Blogpost “Der Beste im Besser-Werden“.

Laufend besser zu werden bedarf einem gewissen Mass an Reflexions-Fähigkeit. Aber auch das kann man lernen und es funktioniert für dich selbst und auch für Teams in deinem Umfeld. Wichtige Instrumente dazu sind – abgeleitet aus den heutzutage sehr modernen agilen Ansätzen im Management oder z.B. in der Software Industrie – sog. “Retrospective Meetings” – ob als Meeting im Team oder als Einzelübung. Wir kennen das schon lange auch als Review. Hier gibt es unzählige Methoden und Verfahren. Was wirklich funktioniert habe ich über unzählige Versuche, und Erfahrungen in einem speziellen Guide zusammengetragen.

In der japanischen (Wirtschafts-)Kultur verwendet man dazu auch den Begriff Kaizen. Und schon wieder hat sich ein riesiges Thema für mich aufgetan.

Was heute daraus wurde?

2007 hat das alles begonnen. Ich habe viel gelernt, vieles falsch gemacht, oftmals hat es auch nicht geklappt auf meinem Weg. Aber laufende Weiterentwicklung, immer neugierig bleiben, immer mit offenen  Augen und Ohren durchs Leben zu gehen, hat mir geholfen.

Es gibt für alles eine Lösung, man muss sie nur finden.

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben mir eine so breite Basis an Methoden, Beispielen, Tipps usw. verschafft, dass ich aus der Kombination unterschiedlichster Themengebiete immer wieder zu neuen Lösungen komme. Egal ob es um mich oder mein(e) Teams geht.

Heute versuche ich meine Erkenntnisse zum Thema Team- und SelbstManagement zu sammeln bzw. aufzubereiten und all die Erfahrungen in einfach anzuwendenden Rezepten, Checklisten, usw. zusammenzufassen und anderen zur Verfügung zu stellen.

Und natürlich: “Keep on Learning”

In diesem Sinne …. stay organized!