GTD und dann klappt es plötzlich auch mit deinen Aufgaben

Getting Things Done. Die Lösung für dein Aufgaben-Management. Wenn du deine Aufgaben nicht gemanagt kriegst, hast du bei den Erfolgreichen dieser Welt nichts verloren. Jeder hat Aufgaben zu erledigen. Egal ob privat oder im Job.

Du hast viel zu viele Aufgaben und Task. Jeder will etwas von dir. Du weißt nicht mehr, wo dir der Kopf steht.
Herzlich Willkommen. Warum soll es dir besser gehen, als vielen anderen?
Die Kunst ist es, dich nicht stressen zu lassen, Prioritäten zu setzen und mit einem todsicheren System dein Aufgaben Management im Griff zu haben. Keine Entschuldigungen und Ausreden mehr, wenn Aufgaben nicht zeitgerecht und in super Qualität erledigt sind.
Aus. Vorbei. Das gibt es ab jetzt nicht mehr. Dein Leben organisiert haben.
Verwende “Getting Things Done” von David Allen. Und es ist der Beginn deiner “No-Stress-Time”
Aber erstmal zurück zum Start.

Hier geht es zu meinem GTD Themen Guide:
http://www.step2.at/themen-guide-getting-things-done/

Getting Things Done – Was ist denn das?

GTD ist ein Klassiker im Aufgaben-Management, entwickelt von David Allen vor langer, langer Zeit. Inzwischen ist GTD Kult. Zwischen dem linken und dem rechten Ohr ist einfach nur begrenzt viel Platz, egal wie kompakt dein Gehirn ausgelegt ist.
GTD schafft Klarheit, schafft Platz und lässt dich am Ende entspannter sein. Dein Gehirn weiß, alle deine Aufgaben sind aufgeschrieben, sind sicher “abgespeichert” und können auch nicht verloren gehen.
Für dein Gehirn und deinen Streßpegel ist das eine Wohltat.
Ich kann mich gar nicht mehr an meine Zeit ohne GTD erinnern. Deshalb, eine Hypthese.
Ich würde alle meine Aufgaben im Kopf behalten – mir also alles merken. Das wären einige. (Exkurs: Ich habe gerade meine Todo-Liste durchgezählt: ca. 90 Aufgaben und Follow-Ups). Spätestens nach der 7 bis 9 neuen bzw. aktualisierten Aufgabe würde die erste aus dem Kopf gedrückt werden und im Nirwana verschwinden. Es wäre so anstrengend, sich an wirklich jedes Thema erinnern zu wollen.
Es tut mir leid. Eine solche Situation möchte ich mir nicht mehr vorstellen.
Alles könnte so einfach sein. Keinen Stress mehr. Keine vergessenen Aufgaben. Keine verpassten Deadlines. Den Kopf frei für die schönen und wichtigen Dinge. Endlich Platz im Kopf.
Wenn es dir so oder so ähnlich geht, dann probiere GTD einfach mal aus! Etwas Disziplin gehört sicherlich dazu. Aber auch wenn du von Berufswegen Chaot bist und Struktur im Leben für dich ein Graus ist, auch dann kann es klappen.
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Warum GTD Funktioniert.

Es funktioniert. Das ist sicher.
Du merkst dir alles! Sicher, das wird so sein, aber …
David Allen beschriebt im GTD Ansatz sog. “lose Enden” im Gehirn. Das sind alle unerledigten Dinge. Und alle diese losen Enden müssen im Gehirn irgendwie abgelegt, verwaltet und verarbeitet werden. Grundsätzlich OK. Nur dass das Gehirn bekannte Themen immer wieder mit neuen Eindrücken überlagert. Die losen Ende verschwinden dann unter einer Decke von neuen Eindrücken und schwappen immer wieder mal hoch.
Verlässlich klingt das nicht gerade. Die Anzahl von losen Ende ist auch begrenzt. Jedes lose Ende nimmt dir etwas “Energie”, bis du am Ende unter allen deinen offenen Aufgabe erdrückt wirst.
GTD bietet nichts anderes als eine Lösung dafür. Die offene Aufgabe/das lose Ende wird in GTD mit einem verlässlichen System verschriftlicht, dh. aus dem Gerhirn raus, in eine GTD Inbox rein. Durch das Externalisieren in diese verlässliche Ablage verschwindet das lose Ende aus deinem Gehirn, gibt Energie frei und du entlastest dich dadurch.
Alle anderen GTD Aspekte und Verfahren sind formales Beiwerk, um dein System wirklich verlässlich und effektiv zu machen.
GTD entlastet dein Gehirn und schafft Platz. Oder anders ausgedrückt: Es lässt dich nichts vergessen. Es hilft dir, entspannt zu sein. Wenn das Aufschreiben funktioniert, kannst du und auch dein Gehirn sich darauf verlassen, dass alles an einem sicheren Ort – deiner Inbox – gespeichert ist. Du musst dich nicht krampfhaft an die eine Sache erinnern, die du auf gar keinen Fall vergessen darfst.
GTD macht dein Leben entspannt.
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Der GTD-Grund Prozess

Den Grundprozess und die Grundelemente von GTD kannst du in meiner Ressourcen-Sammlung nachlesen und kennenlernen.
  1. Erfassen – Sammle alle Themen, die du erledigen musst. Alles, was du dir irgendwie merken musst.
  2. Klären – Entscheide schnell! Kannst du es sofort ohne großen Aufwand erledigen? Dann tue es. Ansonsten auf eine Liste damit.
  3. Organisieren – Punkte, die nicht gleich erledigt werden können, kommen auf eine Liste. Per Kategorie oder Kontext, Ablage, Wartend, etc.
  4. Reflektieren – Arbeite mit deinen Listen! Aktualisiere die Einträge laufend. Zumindest 1x pro Woche ein umfangreiches Review.
  5. Just do it – Die ganze Organisation nichts, wenn du keine Punkte erledigst. Also nutze deine Listen und arbeite Punkte ab.
 (from Wikipedia)

Wenn du schnell und einfach starten willst, …

  1. Deine Inbox
    Bevor du startest, solltest du das Ablagemedium für alle deine Aufgaben festlegen. Egal ob auf Papier oder digital, ob am Laptop oder am Smartphone. Es ist hilfreich, wenn du deine Inbox immer bei dir hast. Damit drängt sich eine Smartphone App gerade zu auf.
    Mein Tipp: Nutze Todoist. Das ist ein genial einfaches Task-Management Tool. Eine Einführung dazu gibt es hier oder auch hier als Kurs von Ivan Blatter.
  2. Aufgaben aufschreiben
    Alle bereits bekannten Aufgaben, die irgendwo herumliegen, auf diversen Post-Its aufgeschrieben sind oder auch nur bei dir im Kopf herumgeistern … Aufschreiben … und zwar in der Inbox. Ein Eintrag je Aufgabe. Jede neue Aufgabe oder jede Aufgabe, die dir zwischendurch (wieder) einfällt, … richtig … AUFSCHREIBEN (in der Inbox).
  3. Next Action
    Suche dir die nächsten Aufgaben (max. 3-5) heraus und arbeite an diesen – möglichst bis zum Abschluss. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, gehst du zur nächsten.
Das wären nun auch schon die wichtigsten Hinweise gewesen. Alles weitere – in dieser einfachen Variante – ist einfach das Abarbeiten deiner Aufgaben. Punkt und Aus. Dies ist der einfache, kleine Schritt. Keine großen Veränderungen und Methoden, die du vorher erlernen musst.
Starte wo du bist. Nutze was du hast. Tue was du kannst.
Und verbessere deine Abläufe während der Zeit. Das ist gelebtes Lean Thinking.
Eine etwas umfangreichere Start-Anweisung gibt es hier mit meiner t.done Methode!

Kritische Reflexion

Ist es dir aufgefallen? Ich bin wirklich ein Fan von Getting Things Done. Ich möchte nicht pathetisch klingen, aber GTD hat mein Leben verändert. (hier Meine Geschichte)
GTD ist aber nicht das Ende der Entwicklung und auch kein Allheilmittel. Es gibt Pros und Cons zu GTD. Zusätzlich haben im Laufe der Zeit viele Kollegen sinnvolle Erweiterungen entwickelt, die den Ansatz noch weiter verbessern.

Was GTD gut kann:

  • Die zentrale Inbox. Die zentrale Ablage. Das Verschriftlichen ist der(!) wesentliche Faktor, um lose Enden zu vermeiden, dein Gehirn zu entlasten und dich entspannter zu machen.
  • Das verlässliche Ablage-System, egal wie dieses aussieht.
  • Tägliche und wöchentliche Routinen. So ist sichergestellt, dass du an deinen Aufgaben immer wieder vorbei kommst. Aber mit den Routinen ist das auch so eine Sache. Kann klappen, muss es aber nicht.

Wo GTD seine Grenzen hat:

  • Wenn du wirklich den gesamten Prozess komplett und umfangreich einsetzen will, ist einiges an Vorarbeit und Einlesen notwendig. (wie oben beschrieben, geht es aber auch in kleinen Schritten)
  • Der GTD Prozess ist grundsätzlich sehr strikt und “straight forward”. Viel kreativer Freiraum besteht – der puren Lehre nach – nicht.
  • Der Basisansatz, auch wenn es eine aktualisierte Version gibt, muss an die Entwicklungen der letzten Jahr angepasst werden. Die vielen Task-Management Apps unterstützen weiterführende Arbeitsweisen. Aber Achtung! Eine super App alleine löst dein Problem noch nicht. Der Prozess und die Rahmenbedingungen dahinter sind genauso wichtig!
  • Durch das schnelle Abwickeln und Voranschreiten werden immer nur Mini-Aufgaben erledigt. Dies fördert – auch wenn alles aufgeschrieben ist – das Multitasking. Das solltest du vermeiden, weil dieses andauernde Hin-und-Herwechseln zwischen unterschiedlichen Themen eine andere Form von Belastung für das Gehirn darstellt und zu Ineffektivität führt.
Entstanden zu einer Zeit, wo Task-Management Apps noch gar nicht erfunden waren, muss sich die Methode heutzutage weiterentwickelt werden. Die Grundmuster bleiben die gleichen. Die Umsetzung hat sich aber wesentlich verändert. Auch haben unterschiedliche Praktiker die Methode um sinnvolle Themen erweitert – siehe Zen To Done (ZTD) von Leo Babauta,  Lars Getting Things Done (LGTD) von Lars Bobach, oder meine Erweiterung t.done (sprich: task done).

Fazit

Als Basis für ein geregeltes und erfolgreiches Aufgaben-Management gibt es nichts besseres als GTD. Damit musst du einfach vertraut sein. Auf dieser Basis kannst du weiter aufbauen. Und glaube mir: Es gibt viel aufzubauen. Ohne die Basics von David Allen bleibt dein Aufgaben-Management immer nur eine App.
Hier geht es zu meinem GTD Themen Guide
Und nun leg los.
Mach’ den ersten Schritt!

About The Author

Martin
Langjähriger IT Manager, Berater und Gründer von step2 und 18TheLastTee. Seine Beratungs-Schwerpunkte sind Veränderungs-Management bzw. Team- und Organisations-Entwicklung. Viel Zeit widmet er dem "Organisiert-Sein" - Be Flexible and Stay organized!

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